Þegar óvæntir atburðir verða þarf oft að bregðast hratt við. Í krísustjórn skiptir máli að verkferlar séu skýrir og að viðbrögð byggi á skilgreindri aðferðafræði. Norðan Vatnajökuls blasir þessa dagana við atburður sem kallar á einmitt þess konar viðbrögð.

Almannavarnir standa að því leyti vel að til staðar eru nákvæmar áætlanir um hvernig skuli bregðast við þegar eldgos verður. Þegar jarðskjálftamælar Veðurstofu Íslands nema óróa sem gæti tengst eldgosi er áætlun vegna eldgosa virkjuð. Í gang fer kerfi þar sem skipan hlutverka er skýr.

Þetta kerfi, áætlunin sem Almannavarnir vinna eftir, er mikilvægt af ýmsum ástæðum. Í fyrsta lagi skiptir máli að bregðast hratt og rétt við. Mannslíf geta verið í hættu. Mannvirki á borð við brýr, vegi og hús geta verið í hættu. Til að lágmarka viðbragðstíma fara Almannavarnir eftir sinni áætlun og þurfa því starfsmenn ekki að eyða tíma í að velta fyrir sér hvort og hvernig eigi að bregðast við. Aðeins þarf að ákveða hvaða áætlun á að virkja og hvort ákveðnir hlutar hennar eigi við eða ekki.

Áætlun treystir grundvöll ákvarðanna

Annað sem skiptir máli þegar unnið er eftir áætlun er að ákvarðanir sem teknar eru út frá henni, jafnvel þær sem teknar eru í flýti, fá aukið lögmæti. Þó margir séu óánægðir með að fá ekki að aka að nýja hrauninu sem nú streymir úr iðrum jarðar í Holuhrauni geta fleiri sætt sig við að bannið sé eðlilegt þar sem ákvörðunin um að banna ferðir að hrauninu er tekin út frá fyrirfram ákveðnum forsendum í áætluninni sem unnið er eftir.

Þetta þýðir ekki að áætlunin sem Almannavarnir vinna eftir sé með öll svörin. Aðstæður eru svo margbreytilegar að engin áætlun getur falið í sér svör við öllum mögulegum spurningum sem geta komið upp. Þess vegna þarf að sníða áætlunina til eftir því sem málin þróast. Þegar aðgerðunum er lokið er svo hægt að meta árangurinn og breyta áætluninni ef þörf krefur.

Gerð áætlana er eitt af megin viðfangsefnum almannatengsla

Þegar kemur að almannatengslum er ekki síður mikilvægt að gera áætlun, svo hægt sé að bregðast hraðar við þegar þörf krefur. Ef búið er að ákveða markmið, sem eru sett með stefnu fyrirtækisins sem grundvöll, er hægt að velja aðferðir. Þegar það liggur fyrir má fara í aðgerðir.

Með því að vera með tilbúna áætlun sem byggir á stefnu fyrirtækisins er fljótlegra og auðveldara að bregðast rétt við, hvort sem er þegar upp kemur krísa, eða til að koma því góða sem gert er í daglegu starfi hjá fyrirtækinu á framfæri. Góð áætlun minnkar líkur á krísu og gerir krísu viðráðanlegri komi hún upp.