Nokkuð hefur verið um óheppileg ummæli og misskilning fólks í ábyrgðarstöðum undanfarin misseri og nægir þar að líta til bæði stjórnmálafólks og stjórnenda í fyrirtækjum. Slíkt er illmögulegt að fyrirbyggja algjörlega.

Orð eru tekin úr samhengi, sögð í röngu samhengi, sögð án tillits til túlkunar mótaðilans, sendandanum gerðar upp skoðanir og svo framvegis. En það er eitt að segja eitthvað og annað glíma við afleiðingar þess sem sagt er.

Yfirleitt er hægt að draga saman óvæntar afleiðingar þess sem sagt er saman í eina ástæðu – engin boðskiptaáætlun var til. Áætlanir eru grundvöllur tveggja atriða sem skipta gríðarlegu máli í öllum samskiptum og boðskiptum. Á grunni áætlana er dregið úr líkum á því að fólk misstígi sig í samskiptum – og einnig er líklegra að hægt verði að snúa vörn í sókn ef mannlegur breyskleiki gerir þrátt fyrir allt vart við sig.

Til dæmis getur hent að tölvupóstar og önnur skilaboð fari til annarra en þess sem þau voru stíluð á og stundum fer fólk mannavillt. Flestir kannast slík vandræði og það er eðlilegt að slík atvik gerist annað slagið. En, þegar einhverju er klúðrað þá reynir fyrst á hæfileika fólks til gera gott úr tækifærinu í stað þess að gera illt verra.

Hverri boðskiptaáætlun ætti einnig að fylgja krísuáætlun. Á hennar grunni eru helstu verkfærin til staðar til að glíma við fjölbreyttar uppákomur. Sem dæmi má nefna að aukin notkun samfélagsmiðla eykur líkur á mistökum þar sem starfsfólk sem sér um boðskipti fyrir hönd fyrirtækja eða stofnana getur, undir álagi eða af gáleysi, sett inn eigin skilaboð í stað fyrirtækisins.

Það getur verið merkilega erfitt fyrir suma að bregðast við slíkum mistökum með réttum hætti. Þegar mistök eru augljós er eðlilegast að gangast við þeim og muna eftir eigin breyskleika – ef það á við – með því að slá á létta strengi. Takturinn fæst með því að þekkja móttakandahópinn og boðskiptaáætlunin byggir meðal annars á þeim upplýsingum sem þar er aflað.

Það mætti segja að formleg hlustun tryggi besta samhljóminn á milli sendanda upplýsinga og þeirra hagaðila sem móttaka þær. Það að orð hafi óvæntar afleiðingar má þannig yfirleitt rekja til þess að boðskiptaáætlun hafi ekki verið gerð.